Aufgaben des Projektleiters-Fachreferenten

Zu Projektbeginn sind die Aufgaben zwischen Projektleiter und Fachreferent genau aufzuteilen, damit sie im Rahmen des Projektmanagements klar abgegrenzt sind.

 Project launch

• Management of project sheet
• Preparation of budget item-by-item
• Planning of work batches (under MS Project)
• Planning of financial/material/human resource utilisation (initial budget planning)

 Lancierung des Projekts

• Verwaltung des Projektblatts
• Erstellung des Haushalts (einzelne Posten)
• Planung der Arbeitspakete (mittels MS Project)
• Planung der Verwendung der finanziellen, materiellen und personellen Ressourcen (erste Haushaltsplanung)

 Technische Koordinierung

• Leitung des Projektteams (Organisation der Sitzungen, Versenden der Tagesordnung, der Niederschriften,…)
• technische Koordinierung und Validierung der Ergebnisse
• regelmäßige Berichterstattung über den Projektfortgang

 Betreuung der Dienstleister

• Erstellung des Lastenhefts – Lancierung der Ausschreibung zwecks Auswahl eines Dienstleisters – Auswertung und Vergleich der Angebote
• Validierung der Auswahl eines Dienstleisters und seines technischen Angebots
• Bestätigung der Vertragsinhalte
• Validierung der im Vertrag festgelegten Ergebnisse

    Konten- und Haushaltskontrolle

• Bestätigung der Übereinstimmung der Rechnungen mit den Verträgen bzw. Arbeiten
• Nach Erhalt des Hauptbuchs: Prüfung, dass alle verbuchten Ausgaben das Projekt betreffen
• Haushaltskontrolle: Nach Erhalt der Übersicht des Haushaltsstands: Prüfung der geplanten finanziellen Verpflichtungen, Analyse der Abweichungen und positiven bzw. negativen Ergebnisse
• Aktualisierung der noch auszugleichenden Aufwendungen: Verpflichtungen, zu denen noch keine Rechnungen eingegangen sind; der Stand ist vor dem 15. Januar J + 1 zurückzusenden
• Aktualisierung des Inventurblatts: Mobiliar, Datenverarbeitungsmaterial, Betriebs- und Geschäftsaustattung; der Stand ist vor dem 15. Januar J + 1 zurückzusenden

 Dokumentationsmanagement

Bereitstellung des Projekt-Kow-hows auf einer eigenen Plattform (Extranet) :

• Aktualisierung der Zusammensetzung der Arbeitsgruppen und ihrer Zugangsrechte zu den Unterlagen
• Aktualisierung der Sitzungsdaten und -unterlagen
• Aktualisierung der Arbeitsunterlagen

 Verbreitung der Ergebnisse

• Erstellung eines Kommunikationsplans
• Übermittlung der für die Kommunikation relevanten Informationen nach Abschluss der einzelnen großen Projektphasen

 Verwaltungsaufgaben

• Erfassung des Arbeitsaufwands
• Anmietung der Säle
• Übersetzungen