Dienstreisen

 Organisation von Dienstreisen

• Die Organisation von Dienstreisen hat möglichst frühzeitig zu erfolgen (falls möglich drei Wochen im Voraus). Hierzu ist der Reiseantrag (siehe Anlage) zu verwenden. Bei der Organisation von Sitzungen sind die günstigsten Bahnverbindungen zu berücksichtigen.

Der vom Projektleiter ordnungsgemäß ausgefüllte Reiseantrag ist von der betroffenen Person und dem Projektdirektor zu unterzeichnen.

Eine Kopie des Reiseantrags geht an das UIC-Generalsekretariat (Reisedienst - NUNES-BENJAMIN Filomena), wenn für die vorgesehene Dienstreise Reiseunterlagen, insbesondere Bahnfahrscheine (Fahrausweise, Freifahrscheine, etc.) erforderlich sind.

Für eine schnelle Organisation liegt es im Interesse der Beteiligten, ihre Zugreservierungen selbst vorzunehmen und sich nur bei Schwierigkeiten an den Reisedienst der Generaldirektion zu wenden.

• Für Dienstreisen (bei denen die Zugreise mehr als 14 Stunden dauert) kann es günstiger sein, mit dem Flugzeug zu reisen, insbesondere wenn die Kosten für die UIC geringer als im Falle einer Zugreise sind. Der Projektleiter entscheidet nach Einverständnis des Projektdirektors, ob dieses Verkehrsmittel genutzt werden kann. Der Projektleiter berücksichtigt hierbei insbesondere die geltenden Tarife und den Zeitgewinn, der durch die Nutzung des Flugzeuges entstehen kann.

Flugtickets können über den Reisedienst bestellt werden (unter Vorlage einer Kopie des Reiseantrags). Im Falle von Flugreisen hat der Projektleiter den Reiseantrag mit einer entsprechenden Anmerkung zu versehen, in der er seine Entscheidung kurz begründet und auf das Einverständnis des Projektdirektors verweist.

Es wird noch einmal deutlich darauf hingewiesen, dass Flugreisen durch die Dienstreise bzw. Sitzung begründet sein müssen. Flugreisen werden besonders kontrolliert. Bei Flugreisen ist der Rechnung zudem unbedingt das Originalticket beizufügen.

• Reisespesen werden gemäß einer Tabelle gezahlt. Ausgenommen sind Reisen in Frankreich oder nach Brüssel, für die UIC-Mitarbeiter eine Entschädigung in Höhe der Ist-Kosten erhalten. In den laut dieser Tabelle zustehenden Reisezulagen werden der durchschnittliche Preis für ein Zimmer in einem 2- oder 3-Sternehotel nach französischem Standard, Mahlzeiten und sonstige Kosten je nach Reiseland berücksichtigt.

Achtung: Der Reiseantrag dient als Kassenbeleg für die Zahlung der Reisezulagen und die entsprechende Devisenausgabe. Das Generalsekretariat kontrolliert die gezahlten Spesen. Bei Schwierigkeiten wendet es sich an seinen internen Reisedienst.

Bei der Höhe der Zulagen werden die durch die Dienstreise verursachten Abwesenheitszeiten berücksichtigt. Ausschlaggebend sind Abfahrts- und Ankunftszeit am Bahnhof oder Flughafen.

Die Zulagen können reduziert werden, wenn gewisse Kosten direkt von den Bahnen oder dem Sitzungsveranstalter getragen werden.

Liegen die Ausgaben im Rahmen der Reisezulage, hat der Betroffene keine Ausgabenbelege vorzuweisen. Überschreiten die Ausgaben jedoch die Höhe der Zulage, sind alle Quittungen für eine Dienstreise aufzubewahren. Mögliche Zusatzbeträge können nur bei Vorlage der entsprechenden Belege genehmigt werden.

Die Reisespesen werden bei Vorlage der entsprechenden Rechnung an die Bahnen und verschiedenen Dienstleister gezahlt.

 Dienstreisen des Projektdirektors

• Eventuelle Reise- und Repräsentationskosten des Projektdirektors, der sich im Rahmen seiner Aufgaben an den Realisierungsort eines Projekts begibt, werden dem entsprechenden Projekt angerechnet.

 Dienstreisen der Fachreferenten

Reisekosten der Fachreferenten, die sich aus beruflichen Gründen an den Realisierungsort eines Projektes begeben, werden auf den Projekthaushalt angerechnet. Der Projektleiter kann gegen solche Dienstreisen kein Veto einlegen und hat die Anrechnung zu akzeptieren. Der Reiseantrag wird vom zuständigen Projektdirektor abgezeichnet.

Fachreferenten, die zu Sitzungen eingeladen werden, deren Thema keinen Bezug zu den von ihnen betreuten Projekten hat, haben ihren Reiseantrag dem Projektdirektor zur Genehmigung vorzulegen, der die Kosten übernimmt. In diesem Sonderfall gibt der Vorgesetzte, der die Reise genehmigt, indirekt sein Einverständnis zur Anrechnung der Kosten auf seinen Haushalt.

Reisekosten der Projektleiter sind vom Projektdirektor, oder in seiner Abwesenheit vom UIC-Generalsekretär, zu genehmigen.

 Dienstreisen von Controlling-Mitarbeitern

Die Reisekosten der Controlling-Mitarbeiter werden dem entsprechenden Projekthaushalt angerechnet. Es handelt sich um Dienstreisen, deren Kosten dem kontrollierten Haushalt angerechnet werden. Der Reiseantrag wird vom Generalsekretär abgezeichnet.